Как рассчитать бюджет на обстановку офиса: чек-лист для бизнеса

Покупка офисной мебели часто оказывается сложнее, чем кажется на первый взгляд. На поверхности – очевидные затраты на столы и стулья. Но под ними скрыта масса других расходов, которые могут нарушить финансовые планы. Однако рациональное распределение ресурсов помогает увидеть картину целиком.

Шаг 1: Планирование пространства, а не закупка мебели

Первая ошибка – сразу открывать каталоги. Лучше остановиться. Прежде чем думать о предметах интерьера, стоит подумать о людях и процессах. Сколько человек будет в офисе? Не сейчас, а через год? Какие зоны им нужны?

• Рабочие места (open space или кабинеты?).
• Переговорные (большие, малые, акустические кабины?).
• Зона отдыха и кухня.
• Ресепшн и гардероб.

Именно на этом этапе закладывается базис будущего бюджета. Ответив на эти вопросы, вы получаете полноценное техническое задание, которому и нужно следовать в дальнейшем. Само планирование здесь – этап, который экономит больше всего денег.

Шаг 2: Основная смета – очевидные спланированные расходы на мебель

Теперь можно переходить к главному. Составляем список того, без чего офис немыслим. Это ядро вашей статьи расходов.

• Рабочие столы. Статичные или с регулировкой высоты?
• Кресла. Здесь экономить, честно говоря, не стоит. Здоровье команды дороже.
• Системы хранения. Шкафы для документов, тумбы для личных вещей, стеллажи.

Этот основной спланированный расход – самый предсказуемый. Вы умножаете количество рабочих мест на среднюю стоимость комплекта. Но на этом этапе многие и совершают вторую ошибку – ставят точку. А это лишь половина пути.

Шаг 3: Скрытые расходы, которые влияют на финансовый план

А вот здесь начинается самое интересное. Та часть сметы, о которой часто забывают, но которая съедает 20-30% всех денег.

• Доставка и сборка. Особенно для крупной партии мебели.
• Освещение. Не только потолочные светильники, но и настольные лампы.
• Перегородки. Мобильные или стационарные.
• Кухня. Мебель, холодильник, кофемашина, микроволновка.
• Декор и озеленение. То, что создает атмосферу.
• Дополнительное оборудование. Маркерные доски, флипчарты, проекторы.

Перечисленные спланированные расходы нужно закладывать в статью расходов сразу. Иначе они станут неприятным сюрпризом, который придется покрывать из других статей.

Шаг 4: Непредвиденный расход – финансовая подушка

Ни одно, даже самое тщательное распределение средств, не застраховано от форс-мажоров. Что-то задержали на таможне, что-то пришло с браком, что-то не учли. Поэтому к итоговой цифре сметы всегда добавляйте резерв. Золотое правило – 10-15% сверху. Дополнительный расход на обстановку – ваша страховка от головной боли и срыва сроков.

Несколько соображений за рамками калькулятора

Сама по себе итоговая цифра мало что значит. Важно, как именно будут потрачены эти деньги. Есть два пути. Первый – найти одного поставщика «под ключ», который привезет и соберет все. Да, наценка у него будет выше. Но экономия времени и нервов, которые ушли бы на координацию десяти разных подрядчиков, – колоссальная.

Второй путь – искать каждый элемент отдельно: столы у одних, кресла у других, свет у третьих. Дешевле по чеку, но дороже по затратам вашего личного времени.

И еще. Не все зоны в помещении одинаково важны. Приемная, переговорная для клиентов – это лицо компании. Сюда стоит направить максимум средств. А вот для внутреннего бэк-офиса или архива можно выбрать более функциональные и утилитарные решения. Суть в умном распределении, а не в тотальной экономии.

Шаг 5: Собираем итоговый бюджет и ищем поставщиков

Теперь у вас есть необходимые компоненты. Сложите основной расход, скрытые расходы и резерв. Полученная цифра – реальный бюджет на оформление корпоративного пространства. С этим документом можно начинать искать поставщиков, запрашивать коммерческие предложения и сравнивать их.

Грамотный расчет бюджета на меблировку, которой и планируется оформить офис, выходит за рамки простого подсчета цифр. Он становится частью общей бизнес-стратегии. Средства, вложенные в качественную корпоративную обстановку, напрямую влияют на продуктивность и лояльность команды. Такой подход к тратам всегда окупается.