Требования к организации офисного пространства

Для чего нужны требования при расстановке мебели?

В первую очередь руководитель должен думать о комфортной и благоприятной обстановке для каждого сотрудника. Это подразумевает, во-первых, качественную мебель, во-вторых, просторное помещение. Помимо этого сюда же можно отнести доступность, мобильность, удобство - одним словом - эргономику. Все это необходимо, чтобы обеспечить эффективную работу, направленную на достижение целей компании. Иными словами - на прибыль.

Соответственно, получается, что чем лучше сотрудник чувствует себя на рабочем месте, тем продуктивней он будет на протяжении всего рабочего дня, а это напрямую будет влиять не только на его доход, но и на доход руководителя. Поэтому в интересах вышестоящего лица приложить все усилия, быть внимательным, тем самым создав оптимальное пространство для эффективной деятельности.

Сотрудник может обратиться в соответствующую инстанцию для разрешения сложившейся ситуации с сохранением своей должности при отсутствии обеспечения начальством должного оборудования, помещения и мебели, а также при нарушении таких норм как:

• санитарные,
• организационные,
• технические,
• эргономические,
• гигиенические,
• экономические.

Какие инстанции регулируют правильное размещение мебели в офисе?

Это не выдуманные правила, передающиеся от одного руководителя к другому. Нормы регламентируются Трудовым кодексом, а также СанПиНом. Помимо перечисленных законодательных актов, нормы могут регулироваться международными стандартами и договорными соглашениями между рядовым сотрудником и работодателем.

Условно требования делят на несколько групп:

• Требования к расстановке мебели и техники в офисе;
• Требования к освещению, уровню шума и вибрации в помещении. Сюда же относят и микроклимат (отопление, расположение и количество окон).

Правовые документы, которые регулируют требования к организации рабочего места

Правильная расстановка мебели

Одним из основных документов с требованиями является СП 2.2.3670-20. Это Санитарно-эпидемиологические требования относящиеся к условиям труда рабочих лиц. Основная мысль заключается в том, чтобы создать рабочее место, которое будет соответствовать санитарным нормам. Его утвердил Главный государственный санитарный врач России (постановление №40 от 2 декабря 2020 года). Данный СанПиН обязателен к исполнению всеми юридическими лицами, а также индивидуальными предпринимателями.

Площадь рабочего места на одного сотрудника

• Общая площадь на одного человека не должна быть меньше 4,5 квадратных метров. Для людей, которые имеют степень инвалидности, размер площади должен превышать 5,65 квадратных метров. При наличии инвалидной коляски площадь растет до 7,65 квадратных метров.
• Расстояние между соседними рабочими поверхностями должно равняться 3-4 метрам. Если речь идет о компьютерах, то между ними должно быть не менее 1,2 метра.

При планировке типа Open Space, где большой стол предполагает размещение нескольких сотрудников, рабочую зону каждого необходимо разделить перегородками, высота которых составляет 1,5-2 метра.

• Рабочие столы должны быть расположены так, чтобы свет падал на них слева.
• При наличии на столе (помимо компьютера) принтера, сканера и прочей оргтехники, площадь поверхности необходимо увеличить.

На фото ниже показан удачный пример расстановки мебели, который соответствует всем требованиям:



• Помимо снабжения достаточной площади и необходимой мебели, руководитель обязан обеспечить возможность смены положения от “сидячего” до “стоячего”, и соответственно наоборот. Это прописано в 5 и 6 пунктах приказа Министерства труда №774.

Компьютер

• Запрещено располагать столы таким образом, чтобы дисплеи компьютеров смотрели друг на друга.
• Высота стола должны подбираться индивидуально для сотрудника, чтобы глаза смотрели на монитор прямо на расстоянии до 70 сантиметров.

Офисный стул

• Высота стула также подбирается индивидуально. На это влияет рост и время, которое сотрудник тратит на работу.
• Главный санитарный врач говорит о том, что стулья должны:
  • быть с дышащим покрытием;
  • быть с нескользящей поверхностью;
  • регулировать высоту и угол наклона.

На фото представлен пример правильного офисного кресла:

Дополнительные рекомендации при планировке офиса и расстановки мебели

Есть моменты, которые не прописаны в документах, но именно благодаря ним офис может преобразиться до неузнаваемости в плане эргономики и эстетики.

• Сотрудники не должны сидеть лицом друг к другу. Это возможно при наличии в помещении перегородки.
• Сотрудников не желательно сажать спиной к проходу или входной двери. Выгоднее будет положение по диагонали.
• Кресло для посетителей хорошо будет смотреться не перед столом, а рядом с ним, сбоку.

Микроклимат, шумоизоляция и освещение

Требования к микроклимату, освещению и уровню шума регламентирует СанПиН 1.2.3685-21. Он вступил в силу 1 марта 2021 года.

Освещение

Любое пространство, в котором сотрудник пребывает более двух часов, должно быть оснащено естественным освещением помимо искусственного.

Яркость искусственного света разнится в зависимости от типа помещения:

• Рабочее место - от 300 до 500 лк;
• Open Space - до 400 лк;
• Лестницы или коридоры - до 100 лк.

Запрещается размещать свет как за спиной, так и над головой. Это не обеспечивает достаточный уровень освещенности, а только затрудняет работу.

Шум

Согласно требованиям, нормальным уровнем считается 80 дБ. Если это офисное пространство, то его нельзя размещать поблизости с заводами, мастерскими и цехами.

Микроклимат

Не менее важный момент, поскольку именно от температуры и влажности зависит трудоспособность.

• Летом рекомендуется держать температуру на отметке в 25 градусов, а зимой в 24. Допускается погрешность в нескольких градусах.
• Влажность в любое время года не должна превышать 60%.

Требования по температуре можно посмотреть в приложении 3, относящемуся к СанПиНу 2.2.4.548-96.

Требования к месту приема пищи

Существует документ (СНиП 2.09.0487), регламентирующий условия, которым должно соответствовать помещение для приема пищи. Этого требует ст.108 ТК РФ.

• Самая минимальная площадь для помещения приема пищи может равняться 6 квадратным метрам. Это при условии, что единовременно там может находиться до 10 человек. 
• Если в компании более 20 сотрудников, то площадь соответственно увеличивается минимум в 2 раза.
• При условии наличия более 30 сотрудников, компания обязана организовать полноценную столовую.

Обязательным условием любого помещения, предполагающего прием пищи, является наличие обеденного стола, достаточного количества стульев, холодильника, микроволновой печи, умывальника.

Обеспечение безопасности

Также к правовым документам можно отнести следующие:

• Свод нормативных правил СП.12.13130.2009;
• ФЗ № 123-ФЗ от 22.07.2008.

Они направлены на осуществление безопасной жизнедеятельности сотрудника в офисе. По этой причине требования регламентируют:

• Отделочные материалы;
• Электрооборудование;
• Наличие систем и средств против пожара;
• Наличие сигнализаций;
• Запасные выходы;
• Схемы путей при эвакуации.

Если руководитель предпочтет пренебречь правилами, в особенности правилами пожарной безопасности, то ему будет грозить штраф в размере от 50 тысяч рублей до 400 тысяч рублей. В иных случаях вышестоящие инстанции могут приостановить деятельность организации на срок от 1 до 3 месяцев. Это прописано в ст.5.27.1 КоАп РФ.

Ширина проходов в офисе

Важный пункт, который очень важно соблюдать в первую очередь, поскольку данные требования относят к инструкции о пожарной безопасности.

Рекомендуемые параметры:

• В офисе находится 1 сотрудник, ширина прохода - 0,6 метров.
• В офисе находятся 2 сотрудника, ширина прохода - 0,8 метров.
• В офисе находятся 3 сотрудника, ширина прохода - 1 метр.

• Расстояние между стеной и рабочим местом должно быть не менее 0,65 метров.
• Расстояние между несколькими рабочими поверхностями должно составлять от 0,55 метров.
• Расстояние между столами, которые стоят друг за другом - 0,7 метров.
• Расстояние между шкафом или тумбой и рабочим местом - от 1,8 метра.

Если говорить простым языком, то для кабинетного типа планировке для прохода руководитель обязан выделить до 20% от общей площади. На Open Space выделяют до 15%.

Ошибки, которые можно исправить

Есть моменты, которые можно изменить до того, как вам выписали штраф. Важно их вовремя зафиксировать.

1. Рассчитайте количество сотрудников и площадь всего помещения. Постарайтесь выделить каждому работнику достаточное количество места (от 4,6 до 6 квадратных метров).
2. Измерьте температуру помещения. Установите при необходимости кондиционер или дополнительный обогреватель, если классические батареи не справляются должным образом со своей задачей.
3. Оборудуйте офисное пространство дополнительным источником света.
4. Не забудьте взять во внимание зону ресепшена, столовую, кладовую при наличии, а также уборную комнату. Последняя особенно должна соблюдать санитарные нормы.

Совет: чтобы сделать офис более эргономичным, подумайте о покупке мебели заранее. Она должна быть изготовлена из качественного материала, соответствующего нормам. Помимо этого мебели в помещении должно быть достаточно.

Присмотритесь к современным решениям, в том числе к перегородкам и к столам на колесиках. Также можно приобрести многофункциональные модули. Во-первых, это удобно и практично, а во-вторых, поможет решить проблему с обеспечением сотрудника необходимым рабочим пространством. В случае чего, можно легко подкорректировать площадь, добавив к основному дополнительный модуль.

Помощь руководителю

Да, требований к формированию рабочего места очень много. Чтобы сэкономить свое время и средства, вы можете обратиться к дизайнерам, которые помогут спроектировать помещение будущего офиса.

На фото ниже представлен пример готового дизайн-проекта современного эргономичного офиса:

Специалисты особенно внимательно подойдут к следующим моментам:

• Тщательно изучать архитектуру помещения, его кадастровый паспорт.
• Подберут материалы и покрытия, которые будут соответствовать всем требованиям.
• Продумают, как наилучшим образом разместить мебель в офисе.

По итогу вы получите готовый дизайн-проект.

Если вы понимаете, что не готовы тратиться на помощь квалифицированных специалистов, то старайтесь внимательно изучать документы и правовые акты, которые напрямую касаются вашего типа помещения. Такими нюансами пренебрегать категорически нельзя.

Заключение

Требования, которые регламентируют соответствующие инстанции, к расстановке мебели - это важный момент обеспечения безопасности и комфорта подчиненных. Соответственно перед руководителем встает задача - организовать рабочее офисное пространство таким образом, чтобы оно соответствовало этим требованиям. От того, насколько правильно это у него получится, зависит несколько моментов. Во-первых, при продуктивной работе сотрудник может рассчитывать на карьерный рост в компании, во-вторых, при эффективной работе он влечет за собой и рост прибыли (своей и компании).

Поэтому в грамотной организации должен быть заинтересован не только сам работник для комфортного пребывания на работе, но и руководитель для увеличения ресурсов.